お客様事例

お客様事例 株式会社ハイ・アベイラビリティ・システムズ様

日々使うメールだからこそ、セキュリティと利便性のバランスが重要。シンプル、かつポイントを押さえた誤送信対策を実現できました。 株式会社ハイ・アベイラビリティ・システムズ 管理部 アドバイザリー・スペシャリスト 藤原 甲 氏/管理部 部長 国府方 達郎 氏

株式会社ハイ・アベイラビリティ・システムズ・企業プロフィール

1985年の設立以来、高い技術力で金融、通信、流通、官公庁の基幹業務に特化したシステム開発を手がける。システムインテグレーション、ソフトウェア開発を中心に、インフラ構築、パッケージソフト開発・販売も行っている。独自に24時間365日対応のヘルプデスクを持ち、ミッションクリティカルなシステムの構築・運用で数多くの実績を誇る。 従業員数:184名、売上高:63億円(2016年9月)。
ロゴ:株式会社ハイ・アベイラビリティ・システムズ

業務に不可欠なメールだからこそ、誤送信対策が必要

私たちは「ミッションクリティカルシステムの提供を通して、新たな情報化社会の発展に貢献する」ことを企業理念に掲げ、金融、通信、官公庁などの基幹システム開発を手がけてきました。お客様のことを考えた提案と技術力を高く評価いただき、ミッションクリティカルなシステムを多く任されています。システムインテグレーション・システム開発を中心に、インフラ構築、自社開発パッケージソフト販売を事業の3本柱として、さらなる成長を目指しています。
あらゆる業務において、メールでのコミュニケーションは欠かすことができません。しかし、情報漏えい事故のニュースは後を絶たず、その大きな原因としてメール誤送信が挙げられています。当社でも「大事故が起きていないからこのままでいい」で済ますことはできないと、数年前から誤送信対策の必要性を感じていました。そして2016年に入り、社内の情報システムを担当する管理部として新たな対策を導入・運用できる体制が整ってきたこともあり、本格的に誤送信対策ツール導入を検討することになったのです。

比較検討するなか、際立っていた「誤送信バスター」の運用性

誤送信対策ツールの検討にあたってはインターネットでの情報収集に加え、展示会にも足を運び、さまざまな製品を比較しました。誤送信対策ツールでは事前に設定したポリシーに基づき、メール送信時に宛先チェックや、添付ファイル暗号化などを行いますが、セキュリティを強化すべく厳しいポリシーを設定すると、ユーザーは日々メールを送るたびに複雑なチェックをしなければなりません。その結果、業務に支障が出てしまっては本末転倒です。このような、通常はトレードオフの関係となる「ポリシーの設定と運用」、そして「ユーザーの利便性」の2つの観点に留意してツールを選定する必要があると考えました。
そこで、数あるツールから3製品をトライアル導入し、評価を行うことにしたのです。その中でもっとも運用がしやすいと感じたのが、丸紅ITソリューションズ(以下、MISOL)の「誤送信バスター」でした。
トライアル段階での各製品の評価に際して、製品によっては、そもそもトライアル段階での設定があまりに複雑で、全社への導入は不可能と判断したものもありました。難解な設定項目が多く、それらの値を1つずつ自分たちで決めなければならないのでは、どの値が適正なのかすぐには判断が付かず、実際の運用に際して不安が残ります。その点で、誤送信バスターは導入も圧倒的に簡単で、「YesかNoか」で設定する項目がほとんどでした。このように、機能がシンプルで分かりやすい点も社員が使う際の負担が少なくなると考え、誤送信バスターの導入を決定しました。

簡単な設定で、誤送信対策を実現

図:簡単な設定で、誤送信対策を実現

添付ファイルの自動暗号化・自動解凍機能で、社員の負担を軽減

誤送信バスターはメールクライアントソフト「Microsoft Outlook」へのアドイン製品のため、全社への導入時は、適用期限を設定して、社員自身にPCへインストールしてもらいました。社員のほとんどがエンジニアであるという当社の事情ももちろんありますが、インストール自体も非常に簡単で、トラブルなくスムーズに導入できました。設定や使用方法に関する社員からの問い合わせもほとんどなく、今まで通りの感覚でOutlookを使用し、メールを違和感なく使えています。
特に便利なのが、添付ファイルの自動暗号化です。これまでは1ファイルずつ手作業で暗号化し、パスワードを設定したファイルを添付していました。また設定するパスワードに関しても、短い・簡単など脆弱なものでは不可という取引先もあり、パスワード生成ツールを別途利用する手間がかかっていたのです。誤送信バスターではファイルをメールに添付して送ると、自動で暗号化されます。パスワードのセキュリティレベルについても、強度のあるパスワードが自動で生成されるため、業務の効率化につながっています。さらに、送信済みの添付ファイルを自動で解凍する機能も便利です。後からどのファイルを送ったのか送信メールを確認する機会は意外と多く、そのたびにパスワードを探すのも面倒でしたが、この機能のおかげでかなりの手間が省けるようになりました。

全社一律のポリシーを展開し、セキュリティレベルを向上

もうひとつ送信メールを保留する「送信保留機能」も利用し、社外宛てのメールはすべて一定時間送信を保留しています。あとからミスに気づいても送信をキャンセルできるので誤送信対策として有効です。こういった設定は個人ごとに行うこともできるのですが、当社では禁止とし、全社で定めたポリシーに沿って運用しています。全社ポリシーは一度設定するだけで自動的に設定情報が展開されるため、全社員への配布もいたって簡単でした。
また細かな点ですが、誤送信バスターでは送信メールの確認(宛先ミスなどのチェック)を、一覧で確認するのではなく、1項目ずつその都度確認する流れになっています。普段からのメールの使い方にマッチしており、ユーザーの負担にならないよう考えられていると感じました。セキュリティと利便性は両立が難しいところではありますが、誤送信バスターはこのバランスが非常によく取れていると感じます。社員からも「使いにくい」といった声は出ておらず、実際の使用方法に関しても、マニュアルに頼らず自然に使うなかで習得し、メールのセキュリティレベルを高めることが可能になりました。

問い合わせへの回答が早く、サポート体制にも満足

誤送信バスターは専用のサーバーを構築する必要がなく、基本的には各PCへのアドインのインストールのみで利用できるため、トライアル導入後に検証や社員への周知など準備を進め、全社員への導入完了までわずか2ヶ月半と短期間で適用できました。サポート体制もしっかりしており、不明点を問い合わせた際にもすぐに回答をいただけました。こういったレスポンスの早さは重要で、特にメールは「今すぐに対処しなければならない」ケースも多いため、MISOLのサポート体制には大変満足しています。これからもコミュニケーションの基本となるメールを支える「なくてはならない」ツールとして誤送信バスターを使い続けていきたいと考えています。

記載されている内容は取材時の情報になります。また社名、製品名、サービス名、ロゴ等は一般に各社の商標または登録商標です。記載の内容は予告なく変更される場合があります。

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