伊藤忠丸紅鉄鋼株式会社様
伊藤忠丸紅鉄鋼株式会社・企業プロフィール
ファイルサーバの運用負荷軽減、セキュリティ強化を目指してBoxを導入
総合商社の鉄鋼製品部門が「分社型共同新設分割」することで誕生した伊藤忠丸紅鉄鋼は、2021年に設立20年を迎えました。これを機に、新たな企業理念「鉄を商う。未来を担う。」として、今後もお客様の未来に貢献する価値を創造するとともに、鉄鋼流通のフロントランナーとして進化を続け、より豊かな社会の実現を目指すことを掲げました。あわせて定めた、「探求」「自由闊達」「やり抜く」など7つの「MISI FRONTIER SPIRITS」をもって、未知なるフロンティアに挑戦し続けます。
さらなる進化を目指すために、IT基盤を快適に使えるよう構築・運用するのがIT推進部の役割です。しかし、既存のファイルサーバは容量がひっ迫し、社員を対象にファイル削除の要請を定期的にアナウンスしなければならず、サーバの老朽化対応やセキュリティ強化も課題でした。同業他社と情報共有するなかで、多くの企業がファイル共有の基盤としてBoxを活用していることを知り、Box導入を決断しました。
また、PCリプレースを予定していたため、Boxを導入すれば、社員がPCのローカルに保管しているデータ移行にもBoxを活用できます。コロナ禍でテレワークの社員が増えましたが、テレワーク中はファイルサーバには毎回VPN経由で接続しなければならず、地味に手間とストレスがかかります。BoxならばVPNなしでもセキュアにアクセスでき、社員の利便性向上にも貢献すると考えました。
当社環境に精通し、同業他社へのBox導入実績があるMISOL
Box導入にあたっては、以前から社内システムの運用保守を任せている丸紅ITソリューションズ株式会社（以下、MISOL）にサポートを依頼しました。BoxはActive Directory連携によりアカウントを作成するため、弊社の環境に精通しているMISOLならば安心して任せられます。また、Boxの一次代理店であり、ナレッジが豊富だと聞いていたこと、いくつかの同業他社への導入実績も後押しとなりました。特に、そのなかの１社には、MISOLを通じて導入前にヒアリングする機会を設けてもらいました。ファイルサーバからの移行手順や、ユーザにどう定着させたのか？ など不安があったのですが、社内の体制や展開方法を詳しく伺うことができ、大変参考になりました。
導入にあたっては「既存ツール・サービスとの使い分け」を定義、アナウンス
導入を進める際は、既存ファイルサーバからの移行が課題となります。そこで、まずはファイルの容量や利用状況を調べるところから始め、それにあわせてスケジュールを立てました。並行して、現場社員に対して「なぜBoxに移行するのか」「これまで使ってきた類似ツールとどう使い分けるのか」のアナウンスを進めました。弊社では既存のファイルサーバのほかにMicrosoft Teamsでファイル共有する場面もありましたが、ガイドラインでは、Microsoft Teamsはあくまでも一時的なファイル共有の場とし、長期的に保存するファイルはBoxの組織フォルダにと定めています。また、これまで使っていた大容量ファイル転送サービスは、Box導入とあわせて廃止しました。この使い分けを社員に理解してもらえるよう説明することは、導入時に苦労した点の1つです。
実際のBox導入は、まず個人フォルダを全社展開してから、ファイルサーバの組織フォルダを4回に分けて移行する形としました。データ移行後は、既存ファイルサーバのファイルを読み取り専用に変更し、Boxを利用せざるを得ない状況にすることで、利用の定着を図りました。移行中にはトラブルもありましたが、その都度MISOLが徹底的に調査・対応し、当初のスケジュールよりやや遅れたものの、無事に全面移行を完了できました。
Boxによるコラボレーションなどさらなる活用・業務効率化を推進
既存ファイルサーバは、「ファイルサーバでしかできない用途」に限定することでかなり縮小し、運用負荷が軽減されました。また、Box移行とあわせて、プロビジョニングのためのBoxエコソリューション CSV Sync for Boxを導入しました。これまで手動で対応してきた人事異動・組織変更にともなうフォルダ作成・アクセス権限設定について、自動化できるようになり、さらなる負担軽減になっています。
移行後、シンプルなファイル利用に関しては、Boxが浸透してきましたが、コラボレーションに関しては、まだ使いきれていないと感じています。添付ファイルを禁止していないこともあり、Boxの共有リンクを使ってファイル共有する人はまだ少数にとどまっています。特に、部署をまたいでのファイル共有では、権限付与などのひと手間がかかることもあり、なかなかリンク共有が広がりません。フォローアップの説明会などで活用法を紹介するのとあわせ、運用の見直しも含めて検討したいと考えています。
社員からは、「利用している営業系クラウドサービスで出力するファイルの保存先をBoxにしたい」などシステム間連携の要望が多く寄せられており、順次対応を検討する予定です。Boxは導入して終わりではなく、さらに業務効率化につなげていくことが重要だと考えており、今後はその観点でも活用を進めていきたいと考えています。ユーザが使いこなせるようになるためのフォローアップ含め、MISOLのサポートに期待しています。
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