お客様事例 税理士法人 尾澤会計事務所様
税理士法人 尾澤会計事務所・企業プロフィール
機密情報を扱う税理士法人として情報セキュリティを重視
私どもの事務所は1959年12月の創業以来、50年以上にわたって多くのお客様の税務業務を手がけてまいりました。ITの進化は会計業界においても例外ではなく、単なる税務業務にとどまらず、付加価値のある提案・サービスを提供できるよう日々取り組んでいます。
税理士は顧客企業の機密情報を扱いますから、情報セキュリティ・情報保護の徹底は当然のこととして、所員一人ひとりがモラル・意識を高く保ってまいりました。メール誤送信による情報漏洩への対策として、送信先は必ず会社名と個人名を漢字で登録したアドレス帳から設定するというルールを設け運用していましたが、各自の“意識”に頼った運用では限界があると不安を感じていました。
以前より誤送信対策ツールを導入し、添付ファイルの暗号化・パスワードの自動付与をおこなっていましたが、万一間違えた宛先に送ってしまった場合、パスワードも同時に相手先に届いてしまいます。情報漏洩対策として十分とは言えないと考え、ほかの方法を検討することになりました。
「Box」と「誤送信バスター for Box」で情報漏洩対策を強化
同時期にオンラインストレージサービス「Box」を導入したこともあり、メールへの添付ファイルからBoxを使ったやり取りへと切り替える方向で進めることとしました。BoxのURLをメールで案内する方法であれば、万一誤送信があった場合でも該当するURLを無効にすることで、機密ファイル漏洩を防ぐことができます。そして誤送信対策ツールに関してもBoxと連携できる丸紅ITソリューションズの「誤送信バスター for Box」の導入を決めました。誤送信バスター for Boxであれば、これまでのファイル添付と同じ感覚でBoxのURLをメールに挿入することができます。価格もリーズナブルで、Outlookのアドインで簡単に使えるなど魅力が多く、1ヶ月のトライアル期間終了を待たずに購入を決めてしまったほどです。
添付ファイルのBox連携を簡単操作で実現
共有リンクへのアクセス権チェックも簡単
ドメインごとの色分けで、宛先チェックの精度が向上
誤送信バスター for Boxでは、メール送信時に送信先アドレスがドメインごとに色分けされ、一覧表示されます。視覚的に送信先が複数ドメインであることが分かるため、異なるドメインが含まれていれば一目で把握できます。この表示が大変使いやすく、これまでと比べても圧倒的に宛先チェックがしやすくなり、漏れ・ミスのない確認ができるようになったと感じています。
確かに誤送信バスター for Boxを使うと送信するまでにいくつかステップを踏むため、ただメールを送るより手順が増えることになります。しかし、メールは1度送ってしまったら取り戻すことができません。どんなに急いでいてもある程度の手順を踏むことでリスクを減らせるならば、手間よりもメリットが大きいというのが私どもの考えです。
所員も「誤送信したくない」という意識から誤送信バスター for Box導入を歓迎する声が多く聞かれました。導入後も特にトラブルは無く、使い方にもすぐに慣れ、今ではすっかり日々の業務に馴染んでいます。
宛先をチェック（ドメイン別色分け）
Boxへの全面移行でセキュリティ強化と業務効率化を実現
メール誤送信とは直接関係しないのですが、社内ファイルサーバもBoxへの全面移行を完了しました。Boxの魅力はそのセキュリティの高さです。アクセス権限を柔軟に設定できるため、フォルダごとに細かく設定をおこない、各自の担当顧客以外のデータは見ることができないよう制限をかけています。端末認証にも対応しており、自宅PCなどから勝手に利用できないよう、Boxへのアクセスは事務所が支給したPCのみに限定しました。外出の多い所員もおりますが、支給PCを持ち出すことでBox上の必要なファイルにセキュアにアクセスでき、業務効率化の面からも大きな効果が上がっています。
Boxは豊富なAPIが用意されており、さまざまな連携サービスが提供されています。今後はそういったサービスを活用し、業務システムのデータをBoxに保存するなど、さらなる活用を進めたいと考えています。
2017年1月にISO27001を取得し、セキュリティ体制を整備
「クラウドもビジネスで使える」と認知されたことで、ビジネスの世界は大きく変わりました。ITの進化は早く、会計関連のクラウドサービスについてお客様から相談を受ける機会も増えてまいりました。そこで、会計のクラウド化をご提案できるよう体制を整え、対応を進めています。さらにBoxや誤送信バスター for Boxの導入をはじめ、所内のIT化・クラウド化を積極的に推進し、ここで培った経験やノウハウをもとに中小企業のお客様に対するIT化を含めたご提案など、経営管理コンサルティング分野への事業拡大を目指しています。
一方で近年、お客様である企業の情報セキュリティ意識が高まっています。そこで私どももセキュリティ面での取り組みを進め、2017年1月にISO27001（情報セキュリティ）を取得しました。こういった認証を取得する税理士法人はまだ少ない中、所内のセキュリティ対策が整っていることをお客様にしっかりとお伝えできるようになりました。Boxと誤送信バスター for Boxによる情報漏洩対策をベースに、今後も情報保護・セキュリティ対策の徹底に努めてまいります。
記載されている内容は取材時の情報になります。また社名、製品名、サービス名、ロゴ等は一般に各社の商標または登録商標です。記載の内容は予告なく変更される場合があります。
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