お客様事例

お客様事例 学校法人東京理科大学様

学校法人東京理科大学 CSVベースのBoxアカウント自動連携により全学生・教職員 約23,000人のアカウントを1人で管理。Boxの大規模な利用環境の構築・運用支援経験を評価し採用。

学校法人東京理科大学 プロフィール

1881年(明治14年)、「理学の普及を以て国運発展の基礎とする」という建学の精神のもとに創立された東京理科大学。教育理念として「自然・人間・社会とこれらの調和的発展のための科学と技術の創造」を掲げ、現在では7学部31学科、9研究科31専攻を擁するわが国私学随一の理工系総合大学に発展した。学生数およそ2万人、教職員数2千人を超える。時代のグローバル化が進展する中、「世界の理科大」を目指し積極的な改革に取り組んでいる。
東京理科大学

インタビューにご協力いただいた方

東京理科大学 学術情報システム部 情報システム課(神楽坂)課長 松田 大  氏 /東京理科大学 学術情報システム部 情報システム課(神楽坂)積田 薫  氏 /東京理科大学 学術情報システム部 情報システム課(神楽坂)佐久間 徹  氏

全学生・教職員 約23,000人のBoxアカウント管理が課題に

「真に実力を身に付けた学生のみを卒業させる」という実力主義の伝統をいまも引き継ぐ東京理科大学は、創立以来、各界の一線で活躍する優れた研究者・技術者を多数輩出してきた。実力主義の伝統は、国際競争力が求められるグローバル化時代においてますます輝きを増す。
同大学は「日本の理科大から世界の理科大へ」を掲げ、基礎学力の強化、教養教育の充実、国際化、研究力の強化に向けた改革を進めている。その一環として2015年4月、国内外の研究者が連携し協働できる研究ポータルVRE(Virtual Research Environment)を構築し、重要な学術資産を管理するためにコンテンツ管理プラットフォーム「Box」を導入した。当初、VRE用だけに利用していたBoxだったが、教員のニーズに応えていくかたちで活用シーンを広げていったと学術情報システム部 情報システム課 課長 松田大氏は話す。
「先生方から、一緒に研究している学生もBoxを利用できるようにしたいとの要望があり、研究室・研究グループとBoxのユーザー対象を拡大しました。また本学は神楽坂・野田・葛飾・長万部と全国に4キャンパスがあり、インターネットによるコミュニケーションやクラウド上でのファイル共有は必須の環境となることから、さらに全学生に対しBoxを導入することになりました。」 2017年4月、全学生・教職員のBox利用がスタート。その実現には、「いかにセキュアかつ効率的に約23,000人のユーザーのアカウント管理を行っていくか」という、運用面の課題解決が必要だった。

CSV Sync for Boxはまさに求めていたツール

全教職員に配付したVRE用のBoxアカウント数は1,600程度だったことから、情報システム課では手動でアカウント管理をしていた。だが、全学生・教職員にBoxを使わせるために約23,000人のアカウント管理を手作業で行うのは非現実的だ。しかも毎年4月には新入生・卒業生それぞれ約5,000人の出入りに対応しなければならない。2016年4月、松田氏は「ユーザーの作成・削除・更新を自動化する仕組み」の構築に向けて奔走していた。
「Boxを扱っているベンダー複数社に『Boxのアカウント管理を効率化するため、学内システムとBoxを自動連携させたい』と声をかけました。各ベンダーの提案はオーダーメイドで開発するというものでしたが、丸紅ITソリューションズだけが、大規模ユーザーに対するBoxの導入・運用支援の経験とノウハウから生まれたツールを持っていた。それが『CSV Sync for Box』でした。ゼロからつくるのではなくパッケージ製品であったため、コストや保守などの観点から、まさに求めていた製品でした。」
CSV Sync for Boxは、CSVベースで学内システムとBoxを連携させ、学内システムに登録された教職員情報・学生情報と、Boxのユーザーやグループ、組織フォルダの権限設定を同期できるツールだ。Boxのユーザーアカウントのメンテナンスが自動化でき、運用管理業務の大幅な負担軽減を実現する。
同大学が丸紅ITソリューションズの提案を評価し採用に至った理由は、CSV Sync for Boxという製品のアドバンテージだけではない。「今回の採用ではBoxの導入や運用に関する知識と経験を重視しました。丸紅ITソリューションズはレベルが他社と比べて断然勝っていました。」(松田氏)

Boxの大規模導入・運用支援実績に基づく知識と経験を高く評価

情報システム課では各ベンダーに対し、Boxアカウント自動連携だけでなく、Boxを実際に運用していく中で見えてきた悩みについて相談したという。「各ベンダーと運用のお話をしてもなかなか通じなかったのですが、丸紅ITソリューションズだけは運用上の悩みや苦労を共有することができました。何を質問してもすぐに答えが返ってくるなど、経験と実績に基づく提案力を高く評価しました。」と学術情報システム部 情報システム課 積田薫氏は話す。
日々のBox運用における課題は細部にわたるが、それらを解決しないと運用は上手くまわらない。「例えばBoxの設定を変更すると、Boxからユーザーへ、設定が変更されたことを通知するメールが自動で発信されます。メールに驚き、問い合わせしてくるユーザーも少なくありません。丸紅ITソリューションズの担当者はいつどのようなメッセージが発信されるかを把握しており、作業前にユーザーに周知することでユーザーの混乱を防ぐといった知見をお持ちでした。またおよそ2万人の学生が利用するため、ユーザーの表示名をニックネームなどに書き換えてしまうケースもあります。これら数々の課題に対し的確な解決策を即答いただきました。CSV Sync for Boxを採用したというよりも、Box運用のパートナーとして丸紅ITソリューションズを選択したといったほうが正確だと思います。」(積田氏)

今後、Boxに関するすべてをトータルでサポートしてほしい

今回、情報システム課ではCSV Sync for Boxを活用し学生 約18,000人のユーザー登録を行った。また卒業生 約3,400人のアカウントを即時削除せず、一時的に非アクティブにしたという。卒業したばかりの時期は、先生から卒業生のデータの問い合わせがあることも考えられるからだ。
「この規模になると、手作業によるアカウント管理は無理であることを実感しました。学生の進学・転籍、教職員の異動などによる更新もCSV Sync for Boxを使って自動化しています。現在、私1人で約23,000人のアカウントを管理しています。」(積田氏)
CSV Sync for Boxの導入によりサービス向上も図れた。「従来、手作業で行っていたときは、新規のBox利用者の登録を迅速に対応できないこともありました。いまはBoxで登録するメールアドレスを指定すれば、翌日の朝からBoxを利用できます。」(積田氏)
CSV Sync for Boxの導入によりBoxアカウントの全体的な整理も行えた。「Boxのユーザー検索が上手くヒットしないという問い合わせがよくありました。ユーザー名の先頭に(職員)、(学生)とつけていたことが原因でした。すでに8,000人ほど登録してあったのですが、CSV Sync for Boxを使ってユーザー名の後に(職員)や(学生)とつけるように一括変換し解決を図りました。」(積田氏)
Boxの更新作業の正確性も向上したと学術情報システム部 情報システム課 佐久間徹氏は話す。「手作業で更新作業を行う場合、Boxの設定を直接変更するためヒューマンエラーのリスクがありました。本学ではCSV Sync for Boxで変更を自動化するとともに、変更がかかったユーザーに関するメールを情報システム課に送付し、更新作業のミスがないか監視しています。万が一CSV Sync for Boxに渡す教職員や学生のデータに不備があった場合にも、しきい値を設定することでBox側への被害を防ぐ工夫もしていただきました。」(佐久間氏)

「世界の理科大」を目指すうえで研究・教育のベースを担うBoxの果たすべき役割は大きい。「今後、丸紅ITソリューションズにはCSV Sync for Boxだけでなく、セキュリティと利便性の両立を図るべくログ監視の強化、Boxの利用促進のためのマニュアル作成など、Boxに関するすべてをトータルでサポートしていただきたいと考えています。」(松田氏)

セキュアかつ効率的なBox活用を実現するべく、丸紅ITソリューションズは企画・計画から構築、データ移行、教育、運用定着まで一貫してサポートします。

東京理科大学様向け CSV Sync for Boxの仕組み

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