清水建設株式会社様
清水建設株式会社・企業プロフィール
大型プロジェクトが増加し、社外共有と生産性向上が課題に。
清水建設株式会社（以下、清水建設）では、工場や学校から、トンネル、ダム、さらにはオフィスビルなどの不動産開発まで、様々な建造物を手がけてきました。近年は超高層ビルなどの大型プロジェクトが増加し、建設現場の規模も拡大しています。同時に、働き方改革関連法による労働時間の上限規制が建設業に適用される「2024年問題」もあり、労働時間削減のための生産性向上も求められていました。
IT の観点から現場業務を効率化し、生産性を上げる取り組みの1つとして採用したのが Box です。建設現場では、施主・設計事務所・職人など多くの社外関係者とデータを共有する必要があります。現場業務に従事する社員は現場ごとに用意したNASに現場のデータを格納して社内関係部署の社員と共有するとともに、現場で協業する社外関係者とのやり取りには専用ツールを使っていましたが、使い分けには手間がかかるなど、業務効率の面で問題がありました。業務効率を上げるために、現場のデータを一か所に集約して社内外関係者と共有できるBoxを導入したのです。
新規現場から順次Boxへ切り替え。既存システムと連携した“仕組み化”で後押し
2020年にBoxを導入しましたが、建築部門で新たな現場が立ち上がるたびにBoxでデータを共有するよう、スモールスタートで利用を拡大しました。弊社の現場情報管理システムに新規現場が登録されたタイミングで Box にフォルダが自動作成される仕組みを構築する運用を整備し、スムーズに利用が進みました。Box上に現場ごとのフォルダを作成し、これまでのNASの代わりとして使えるようにした上で、そのなかに外部と共有するためのフォルダを作成します。この外部共有フォルダにファイルを移動するだけで社外関係者に共有でき、手間が格段に減りました。
2021年度からは、建築部門に続いて、土木部門の現場にも展開し始めました。土木部門も建築現場と同じく社内外の関係者とデータ共有する機会が多く、Box導入による生産性向上の効果が期待できると考えました。利用方法に共通する部分が多かったこともあり、現場へのBox展開は無事完了しました。
Box利用による生産性向上を見込み、全社員分のライセンスを購入。データの特性や使い方を整理しながら移行を目指す
設計部門や営業部門、研究部門など内勤の部門においても、社内外の関係者とデータを共有する機会は多く、内勤業務の効率も向上が期待できると考え、全社分のライセンス購入に踏み切りました。現場や社外とデータ共有する機会が多く、Boxが有効なことに変わりはありません。しかし、一気にファイルサーバを廃止することはしていません。部門ごとにデータの性質や秘匿性、使い方が異なり、それらを踏まえた上でBoxにどのように移管するかを検討する必要があります。
たとえば現状のファイルサーバでは、「上位フォルダと下位フォルダでアクセス権の範囲を変える」、つまり「アクセス可能なフォルダ内にアクセスできないフォルダがある」という使い方も許容していますが、ウォーターフォール型であるBoxでは同様の設定ができません。また、Boxがすべてのデータ形式をサポートしているわけではなく、CADデータなどをどう扱うかも課題です。部門、部署、業務ごとにストレージ環境の使い方をマッピングしながら、ユーザサイドに立って丁寧に進めたほうが良いと感じました。2023年度中に整理し、営業所にあるファイルサーバなど比較的小規模なところから、徐々にBox移行を進める予定です。
ストレージ更改を機に、アーカイブデータもBoxへ
Boxの社内展開と並行して、アーカイブデータを保管している社内ファイルサーバの更改時期も訪れました。竣工した現場のデータはアーカイブとしてオンプレミスのファイルサーバに保存し、社員が必要に応じて参照できる仕組みとしています。新たな現場のデータをBox上に蓄積しているため、過去のデータもBoxにまとめようと、アーカイブしていたデータもすべてBoxに移行すると決めました。
データ移行ツールを複数比較検討した結果、膨大なサイズのデータを最も効率的に移行できると考え、丸紅ITソリューションズ（以下、MISOL）のRocket Uploaderを採用しました。MISOLからのレクチャーを経て、スムーズに移行を進められています。
情報漏洩リスクをBox Shieldで対応。将来的にはストレージ環境の最適化がミッション
Box活用を進める現場部門から挙がってきたのが、情報漏洩リスクへの不安の声です。Boxは利便性が高い反面、社外秘のファイルを誤って外部共有フォルダに格納してしまうと、情報漏洩が起きる可能性があります。その対策として、分類ラベル機能を利用できるBox Shieldが含まれているライセンスへとアップグレードし、分類ラベルを社外秘のファイルに付与することで、操作ミスが起きても外部ユーザの閲覧を防止するようにしました。エンドユーザからは、より安心して使えるようになったという声を受けています。
今後は、データの性質やファイルサーバの使い方を整理し、最終的にはストレージ環境を最適化することがミッションです。また、BoxがSaaSである以上は障害時にファイルがすべて使えなくなってしまうというリスクは避けられない課題です。こちらの対策も検討していきます。
スモールスタートから全社展開まで、全体的な支援をお願いしてきたのがMISOLです。社員への説明やマニュアルの整理、問い合わせ対応などでも伴走してサポートいただきました。導入後も定例会のなかで、Boxの新機能などの情報提供があり、エンドユーザへのスピーディな展開に役立てています。FAQを充実化させることができたのも、MISOLのサポートデスクのおかげです。今後も引き続き継続的な技術サポートをお願いしたいと思います。
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