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メール添付廃止と誤送信対策を考える

メール添付廃止と誤送信対策を考える

メールへのファイル添付(メール添付)はなぜ問題か

メール添付を行うと、次の2つの観点からファイルの複製が生じます。

  • メール添付では宛先の数だけファイルの複製が作成されます。
    添付メールは、配信先の人数分、ファイルが複製される

  • メール添付を受信した人は、メールボックスのパンクを避けるためにファイルサーバーや
    ローカルPCに保存するケースが多々あります。
    クラウド上のみに利用を限定することはむずかしい。

このようにメール添付でファイルを共有すると
・守るべき情報が拡散する
・第三者に転送されても発信元は一切できない  など、
情報漏えいリスクを高め、さらにリスク対策を大変むずかしくする問題があります。

メール添付一律禁止とシャドウIT

メール添付一律で禁止した場合、代替手段がなくてもファイルを送付する要件はなくなりません。その結果、ユーザーは無許可のBYODやクラウドストレージなどのシャドウIT利用を考えてしまうリスクが生じます。

従い、現実的なメール添付廃止が求められます。

シャドウITの増加する懸念

現実的なメール添付廃止

メール添付廃止を現実的に運用するために有効な手段は、Boxの共有リンクの利用です。送付したい機密文書をBoxに格納し文書の共有リンクURLを相手先にメールにて送付します。メールを受信した人は、リンクをクリックしてBoxの中のファイルを閲覧します。この様に実現されるBoxによるメール添付廃止には次のようなメリットがあります。
クラウドストレージ Box

Boxによるメール添付廃止のメリット

セキュリティ
関連
  • ✓文書が拡散しない。(守るべき情報が増えない)
  • ✓誤送信しても、リンクを閉じれば漏洩防止可能。
  • ✓文書を誰が閲覧したかをアクセスログで確認可能。
容量関連
  • ✓添付ファイルが減ることでメールボックスがパンクしにくくなる。
  • ✓ファイルサーバーの容量肥大化を抑制する効果がある。
  • ✓ネットワーク負荷を低減することができる。
  • ✓大容量ファイルでも送付することができる。

Boxによるメール添付廃止の注意点

メリットの多いBoxによるメール添付廃止ですが、残念ながら万能ではありません。 というのも、企業によってはBoxを含む一切のオンラインストレージへのアクセスを禁止している場合があるためです。

この様な場合に誤送信バスターのような誤送信対策ツールが必要となります

誤送信バスターには「宛先確認機能」や「送信保留機能」や「添付ファイル暗号化機能」があり、誤送信を抑制するとともに安全に添付ファイルを送付することができます。次にOutlookアドイン型の製品である誤送信バスターと他社サーバー型の誤送信対策ツールと比較します。  

  誤送信バスター
PC版Outlookアドイン製品
他社誤送信対策ツール
サーバー製品
導入の容易さ 簡単に導入可能 サーバー設置など、ハードルが高い
費用 安価 高価
操作性 使い慣れたOutlookとの親和性が高い メーラーとは別のソフトで制御するため
使いづらい
モバイルアプリ 非対応 ※ 対応

※誤送信バスターはモバイルアプリには対応していませんが、そもそも昨今はモバイルアプリでファイル添付を禁止するポリシーを設定するケースが多いため、他のメリットを優先し、多数の企業から選定いただいています。  

メール添付廃止と誤送信対策を考える <まとめ>

情報漏洩の主たる原因となるメール添付について、以下の運用で無理なくリスク低減を図ることが重要です。

メール添付は原則禁止

ファイルはBoxに入れて共有します。

Boxで共有できないケースに限りメール添付を許可

その場合でも、誤送信バスターなどの誤送信対策ツールでしっかりメール添付を守ります。

メール添付廃止と誤送信対策のソリューション

Box活用ガイド Box導入を成功に蜜びく5つのポイント   メール誤送信対策 誤送信バスター

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