花王株式会社様
花王株式会社・企業プロフィール
働き方改革の一環としてBoxを導入。課題は数百TBのデータ移行
花王は、コンシューマーを対象とした「ハイジーン&リビングケア」「ヘルス&ビューティケア」「ライフケア」「化粧品」の4領域からなるコンシューマープロダクツ事業と、天然油脂原料から製造する油脂製品や機能材料製品、スペシャルティケミカルズ製品など、産業界のニーズにきめ細かく対応した製品を提供する「ケミカル事業」を展開しています。
以前より、働き方改革としてロケーションにとらわれない働き方を模索しており、会社だけではなく、在宅や外出先で仕事をする機会が増えるなかで、ファイルサーバを利用した資料共有に限界を感じていました。そのなかで、目指すべき働き方を実現するツールとして導入したのがBoxです。しかし、導入にあたって数百TBにのぼるファイルサーバのデータをどう移行するか？ が課題でした。これまでの経験から移行に相当の時間を要することや、ファイルのアップロード失敗、リトライなどの対応にかなりの労力がかかることが懸念され、大規模移行に対応できるツールの検討を始めました。
検証で他製品の50倍近いアップロード速度をたたき出したRocket Uploaderを導入
まずは、低コストで導入できる他製品を検証したのですが、アップロード速度は遅く、このペースではいつまで経ってもBoxへのデータ移行は完了しません。何十台もの端末で並行して実行すれば速度は上がりますが、それではマンパワーの面で問題があります。そのなかで、次の候補として挙がったのがRocket Uploaderでした。以前、Boxのイベントで丸紅ITソリューションズ（以下、MISOL）から話を聞いたことがあったこと、またBox Japanから勧められたこともあり、トライアルを実施しました。その結果、最初のツールでは最大でも1日50GBほどでしたが、Rocket Uploaderでは2.4TBもアップロードできてしまいました。費用は高くなりますが、これだけの速度が出るならば十分効果を得られると導入を決めました。
重要度の高い領域などから段階的にBoxへ移行
もともと、データ移行元のファイルサーバはすべてAzure上に集約していました。Rocket Uploaderで検証した際は、ファイルサーバのスペックがボトルネックになっていたため、アップロード速度を最大化できるよう、データ移行中だけファイルサーバのスペックを上げる形で対応しました。あわせて、ネットワークについてもデータ移行のための専用回線を追加しています。
データ移行では、重要度の高いところやコストメリットの大きいところから、順次進める計画としました。それにあたり、部門ごとにデータ移行を推進する担当者を決め、スケジュール調整や、フォルダ構成・権限の見直しなどに対応してもらいました。データ移行では「事前に不要なデータの削除などデータ整理をおこなうこと」がセオリーとされますが、今回はそういったデータ整理はしていません。現場部門にデータ整理を依頼してもなかなか進みませんし、そもそも不要なデータとはなにか？ といった判断は難しいものです。Boxは容量無制限なので、まずは現状をそのまま移行することを優先しました。Rocket Uploaderならば高速なアップロードが可能ですし、この観点からも魅力的でした。
Rocket Uploaderによるデータ移行はトラブルがなく、手間もかからない
実際のデータ移行作業は、夜間や土日など業務時間外に進めています。ファイルサーバ移行は何度か経験してきましたが、ファイルのアップロードに時間がかかり、週末だけでは終わらないため、現場部門との調整に苦労したり、エラー対応に手間がかかったりと、大変な苦労をしてきました。
しかし、Rocket Uploaderは使い方も簡単ですし、本当に高速で安定しているので、スムーズに移行が進んでいます。たまに文字コードの関係でアップロードに失敗するものはありますが、失敗したファイルをスキップして、ほかのファイルの処理が続行されています。実行後に一覧化される失敗したファイルのみチェックすればよく、エラー対応も容易です。データ移行を担当するメンバーが1人で、スケジュールに沿って該当フォルダの移行を実行しており、運用負荷がほとんどかかっていません。
まずは全社展開を目指す。その後、活用の幅を広げていきたい
2021年1月にRocket Uploaderを導入してから1年間で、半分弱のデータ移行が完了しました。契約期間を1年間延長し、引き続きデータ移行を進め、まずはBoxの全社展開を目指します。これまではWordやExcel、PowerPointなどのファイルが中心でしたが、ここ数年は動画など大容量のファイルが増加しています。今後も容量が増え続けることが予想されるため、早くBoxに全面移行し、ファイルサーバを廃止したいと考えています。
今後はさらに、機密情報などを含むファイルをメールで送付する際の方法も見直す予定で、Boxをうまく活用できないか検討しています。Boxは機能も豊富ですし、積極的に活用の幅を広げていきたいと思います。
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