トヨタ自動車北海道株式会社様
トヨタ自動車北海道株式会社・企業プロフィール
公式HP：https://www.tmh.co.jp/
動画データの増加、権限管理の負担、BCP対策など多数の課題を解決するためのBox
トヨタ自動車北海道は1991年の設立以来、トヨタのものづくり拠点としてハイブリッドトランスアクスル、 オートマチックトランスミッション、CVT、トランスファーなどの駆動系部品を生産し、優れた燃費性能の実現に貢献してきました。近年では、「破壊的イノベーションを起こそう」という号令のもと、デジタルトランスフォーメーション（DX）の推進をはじめ様々な取り組みを進めています。
ファイルサーバのBox移行もこの取り組みの1つです。オンラインストレージであるBoxには以前から注目していましたが、費用が高額な印象があり、オンプレミスのストレージをファイルサーバとして利用していました。しかし、工場で「作業がルールに則っているか」「改善点がないか」などを分析するために、作業を撮影した動画を保存するようになり、膨大なデータのために一時的にNASを追加するなど対処に追われていました。また、ファイルサーバのアクセス権はシステム企画グループで一括管理していたため、異動や退職にともなう権限の変更・削除も大きな負担でした。もう1つ、本社・工場のある苫小牧市は2018年の地震で大きな被害が発生しており、BCP対策も検討が必要です。
これらの課題を解決するためのイノベーションが必要と考え、ファイルサーバをクラウドに移行することにしました。Boxの機能が拡張されたため、課題だった費用対効果を社内で説明しやすくなったことも後押しとなりました。ワークフロー自動化機能や電子署名機能など、ユーザのニーズを吸い上げていくサービスとしての発展性や付加価値も、Boxを選定した大きな理由の1つです。
Boxの理解度が高く、サポート体制が強力なMISOLをパートナーに導入を進める
以前、社外とのやり取りでは他のオンラインストレージを使っていたのですが、容量制限がある上レスポンスが遅く、課題が多くありました。新たにオンラインストレージを導入するならば、社外との情報共有も集約したいと考えました。複数のサービスを比較検討するなかでも、やはりBoxは魅力的でした。基幹システムの構造化データだけでなくExcel管理資料など非構造化データに対するサイバー攻撃対策は必須要件であるため、セキュリティ・ガバナンス機能を標準で備えていることが重要です。また、容量無制限ですし、アクセス権管理をフォルダの共同所有者に委譲する機能があるため、各部署に管理を任せられるようになります。社内外の基盤としての用途を満たせることに加え、機能進化を続けるBoxならばDX推進の一助になるという期待もあり、Boxの導入を決めました。
Box導入にあたり、いくつかパートナーを比較検討したうちの1つが丸紅ITソリューションズ（以下、MISOL）でした。MISOLはBoxに対する理解度が非常に高い上、豊富な導入実績を持つBox専任の技術チームがあり、サポート体制も厚く、今後利用し続けていくBoxのパートナーとして強力です。アカウント連携やデータ移行などBox利用をサポートするエコソリューションも充実しており、導入支援の実績に伴う知見の深さは日本国内のBoxパートナーでもトップレベルだと感じました。
ファイルサーバで課題だった権限管理。Boxと「CSV Sync for Box」で大きな効果
ファイルサーバとBoxで大きく異なるのは、フォルダ構成の考え方です。ファイルサーバでは各部署のフォルダ内に「情報共有」というフォルダがありましたが、すべてのユーザが階層を確認できるため、どの部署の「情報共有」フォルダかが明確です。一方、Boxは権限が配下のフォルダに引き継がれていく仕様のため、並列でフォルダを作成する必要があり、ファイルサーバの構成のままBoxに移行すると、自分が権限を持つ「情報共有」フォルダが複数並び、どの部署のフォルダか分かりにくくなってしまいます。MISOLからフォルダ名の命名規則やフォルダ設計について適切なアドバイスがあったのは、本当に助かりました。また、既存のActive Directoryからアカウント情報をBoxに連携するにあたって、エコソリューション「CSV Sync for Box」に加えて、自動連携プログラムをMISOLに開発してもらいました。アカウント管理は企業によって考え方が異なるため、私たちの運用ルールや考え方を伝えるところから始まりましたが、「Boxならこうした方が良い」という提案があり、大変頼もしく感じました。1月1日には大規模な人事異動がおこなわれ、ファイルサーバではフォルダ権限の付け直しに大幅な運用工数がかかる時期でしたが、これからは自動で処理されるので、効果を実感するのが楽しみです。
「Rocket Uploader」の帯域制限で、作業工数・夜間業務への影響を最小限にデータ移行
データ移行自体は、MISOLが提供するBox用高速アップローダー「Rocket Uploader」を活用しました。2021年12月に全体を1度移行し、その後差分を移行、3月にはオンプレミスのファイルサーバを読み取り専用に切り替え、全面的に移行しました。ツール自体はCSVで移行用ジョブを作成して取り込むだけで、非常に使いやすかったです。夜間も工場が稼働しておりPCを使った作業もあるため、夜だからといってデータ移行に帯域をフルに利用することはできません。Rocket Uploaderの帯域制限機能を利用することで、影響を最小限にデータを移行できました。データ移行作業は1名で担当しましたが、移行自体は至ってスムーズでした。事前に「不要なデータがないか」「どのフォルダに移行するのか」を部署ごとに確認・調整する作業の方が大変だったほどです。
ワークフローや電子署名などBoxの様々な機能について活用を進めていく
MISOLのサポートを受けて利用説明会を開催したことや、個人フォルダを先行して使いはじめていたこともあり、全面移行後は大きなトラブルもなく利用できています。
また、導入後もCSM（Customer Success Management）によるサポートがあり、利用状況を可視化したレポートでユーザの反応を確認しながら、社内ポータルのBoxへの移行やセキュリティを維持した上でのモバイル利用など、Boxをさらに活用するための計画策定をMISOLとともに進めています。
今後は、ワークフロー自動化「Box Relay」や電子署名「Box Sign」、セキュリティ機能「Box Governance」「Box Shield」など様々な機能を活用してこれまでの業務をデジタル化・効率化することで、当初想定していた以上の効果を出せるのではないかと考えています。こういった取り組みもMISOLのサポートなしには進みません。今後もBox機能を使いこなすための提案・サポートをお願いしたいです。
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