お客様事例 株式会社サイバーエージェント様
株式会社サイバーエージェント・企業プロフィール
本社業務もペーパーレス化を推進 増え続ける電子データの管理が課題に
インターネット広告やメディア、ゲームなどインターネット領域において幅広い事業を展開してきた当社は、世界で通用するサービスの開発を目指し、新たな事業に積極的に挑戦し続けています。スピード感をもって事業を展開するうえでは、本社管理部門も含めて業務をいかに効率化するかが重要です。現在、業務効率化の一環として全社的にペーパーレス化に取り組んでおり、主なターゲットのひとつに人事・法務・経理部門がありました。これらの部署が扱う法定書類などもすべて電子データ化を進めており、電子データ増加に対応していく必要があります。これまでの契約書管理システムでは、セキュリティ・トレーサビリティ・スケーラビリティの観点から課題があり、オンラインストレージの導入を検討することになったのです。
Boxの豊富なAPI・高度な機能が先進的な文章管理を可能に
オンラインストレージ導入の目的はもう一つあります。当社では「リバースチェーン」と呼んでいるのですが、たとえば支払い取引には、稟議、発注、納品、請求、計上、支払いという流れがあり、複数の部門が関わります。それぞれのプロセスで発生する見積書や発注書などの証票を、この流れと紐づけて管理する仕組みの構築を目指していました。これが実現すれば、支払いの段階で最初の発注内容を確認したり、発注した案件の支払い状況を確認したり、といったことが関連する証票とセットで簡単にできるようになります。この仕組みにオンラインストレージを活用したいと考えていたため、豊富なAPIがあること、またファイルごとに固定URLが払い出せるものを探していました。
これらの条件を下に複数のサービスを比較検討した結果、すべてクリアできたのが「Box」です。APIや固定URLはもちろんですが、厳格な権限管理ができる点、また情報を改ざんできない仕組みとして詳細なログが取得できる点も魅力でした。
Boxと複数のツールをAPI連携させることで、業務プロセスの理想形を実現
パートナー選定では、技術力の高さ・大規模企業への導入実績が決め手に
導入にあたっては10社以上のBox販売パートナーに連絡しました。その中で出会ったのが丸紅ITソリューションズ（以下、MISOL）です。APIをフル活用する仕組みを想定していたため、技術力が高いパートナーを探していたのですが、MISOLのエンジニアは最初に会話したときから技術力の高さが際立っていました。APIに関する知識や活用のノウハウを多く持っており、技術的な質問にもその場ですぐに回答してくれたので、大変心強いと感じました。
また、丸紅株式会社へのBox全社展開を手がけていた点も魅力でした。管理者権限の取り扱いや、外部とのファイル共有時の問題、セキュリティ対策など大規模企業への展開や運用を実際におこなったからこそ分かる課題や解決策は当社でも大変参考になりました。
初期設定時のMISOLのフォローにより、スムーズに運用を開始
導入時には初期設定などをMISOLにサポートしてもらいました。試用期間中に自分たちでも設定していたのですが、気づかなかった項目やBoxならではのコツがあり、アドバイスをもとに変更する項目も多くありました。また、管理画面に表示されず、申請が必要なオプションなどについても詳しく教えていただき、大変助かりました。
2018年8月から一部で利用を開始し、ファイルサーバの置き換えとしての利用や、業務改善プラットフォーム「kintone」とAPI連携しての活用もスタートしています。たとえば、当社はグループ会社が100社以上あり、連結決算は仕訳の数が多く、確認が大きな負担となっていました。これまではExcelを使い、それぞれの根拠資料はファイルサーバのパスで管理していましたが、ファイルの格納フォルダが変わることも多く、ファイルを探すのに時間がかかっていました。今回、これをkintoneでアプリ化し、項目ごとにBoxの固定URLを管理することで、クリックするだけで根拠資料を確認できる構成としました。さらに、BIツール「Tableau」とも連携し、Boxの根拠資料とkintoneの元データの金額不一致を一覧表示できるようにしています。これにより、連結決算の業務プロセスは理想形を実現でき、現場からも絶賛されています。
AIやBI活用に欠かせない、“CI・DI”の基盤として有効
今回Boxを導入したことにより、業務の理想形を実現するために必要となるツールが揃いました。今後も順次さまざまな業務プロセスを移植していき、1年後を目標に理想形を完成させたいと考えています。
現在進めているペーパーレス化も、まずはアナログの紙をPDF化するところから始めていますが、最終的にはデジタルtoデジタルで完結する「デジタル・インプット（DI）」を目指しており、契約プロセスなども見直している最中です。併せて、グループ各社で取引先や科目などのマスターを統一する「コネクトID（CI）」という取り組みも進めています。最近ではAIやBIがトレンドになっていますが、データが揃っていなければ始まりません。AI・BIの前にCI・DIでデータを整えることが不可欠です。こういった取り組みすべての基盤となるデータ・ドキュメントを貯めておく場所として、Boxは大変有効だと考えています。今後、これらの取り組みを進めていくにあたってもMISOLには技術面でのサポートやフォローアップを期待しています。
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