株式会社リンクアンドモチベーション様
株式会社リンクアンドモチベーション・企業プロフィール
顧客企業の機密情報を扱うためデータアクセス統制・セキュリティが課題に
リンクアンドモチベーションは、2000年の創業以来、「モチベーション」にフォーカスしたコンサルティングにより、多くの企業をサポートしてきました。独自技術「モチベーションエンジニアリング」を活かし、新入社員・中堅社員・管理職向け研修（人材開発）や採用戦略コンサルティング、制度・風土改革など、幅広いサービスを提供しています。
顧客企業に深く関わり、センシティブな情報を多く扱うなかで課題となっていたのが、データアクセス統制とセキュリティです。ファイルサーバを利用していましたが、ファイルサーバは“社内ではオープンの状態”からアクセス制限をかけていくのが基本です。「どのフォルダに誰が権限を持っているのか」「その権限を維持してよいのか」などを完全に把握・管理することは難しく、アクセス統制に課題を感じていました。社員が外出する機会も多く、その際のセキュリティ対策も課題でしたし、IT・ファシリティユニットはグループ全体のIT環境を設計・運用しており、グループ会社の分だけファイルサーバを構築し運用していく負荷も大きなものです。こういった背景から、クラウドサービスへの移行を検討し始めたのです。
アクセス統制・管理をしやすい「Box」を採用
移行先の検討にあたっては、「セキュアなクラウド環境で、安心・安全にデータを扱えること」を最も重視しました。複数のサービスを検討した結果、選んだのがBoxです。コスト面の優位性もありましたが、アクセス制御がかけやすく、統制・管理をしやすい点が決め手となりました。Boxはファイルサーバとは異なり、“アクセスが制限された状態”から必要なユーザにアクセス権限を付与していくスタンスです。これならば、当社が目指すデータアクセス統制を実現できると考えました。
MISOLのサポートにより、アクセス統制・管理の“あるべき姿”を実現
導入にあたっては、丸紅ITソリューションズ（以下、MISOL）に全面的にサポートしてもらいました。アクセス統制の“あるべき姿”を実現するために「どのようなフォルダ構成にすればよいのか」「どういった観点で制御すればよいのか」「それをBoxでどう実現するのか」について、打ち合わせを重ねながら慎重に設計を進めました。最終的には、「個人フォルダ」、組織図にあわせた「組織フォルダ」、プロジェクトごとに作成する「プロジェクトフォルダ」という3つの柱で構成し、組織フォルダのなかには役職による権限を設定したフォルダを作成しました。「セキュアな状態でデータを管理できる」という理想を突き詰めた形で実現でき、満足しています。
３ヵ月に1度ほどの頻度で組織変更があるため、権限の変更も極力自動化したいと考えていました。MISOLのエコソリューション「CSV Sync for Box」と個別開発したプログラムを使って、組織図に応じて自動で権限を設定する仕組みを作ることができました。
「あるべきフォルダ構成」を突き詰めた結果、既存のファイルサーバとBoxでは大きく構成が変わりましたが、「正確に移行するにはどう進めればよいのか」という観点で設計段階からMISOLの支援を受けながら、データ移行を進めました。各部署に「ファイルサーバのどのデータをBoxのどのフォルダに移行するか」をヒアリングしたうえでデータ移行作業を実施し、移行が完了した組織から順次、ファイルサーバからBoxに完全に切り替える方式です。移行作業は、MISOLのBox用高速アップローダー「Rocket Uploader」を用いて自分たちで実施しました。各部署へのヒアリングを綿密におこなったことから、1年近くかけての移行になりましたが、トラブルなく完了させることができました。
アクセス統制の徹底を実感。急なテレワーク移行・ペーパーレス化にも対応
社内でのBox利用開始前に、全5回ほど社員向けの説明会を開催しました。MISOLからは内容のアドバイスに加え、説明会への同席など、この点でもサポートを受けました。まずはファイルサーバの延長線上での活用からですが、スムーズに利用し始めることができました。
組織フォルダの配下は各ユーザが自由に利用できる状態ですが、「どのフォルダに誰がアクセス権を持っているか」が可視化され、アクセス統制を徹底できるようになった点は大きなメリットです。プロジェクトごとに必要なメンバーで利用するプロジェクトフォルダについても、社員にはメンバーを招待する権限を付与せず、アクセス権はすべて申請方式とすることで、統制・管理を徹底できています。
さらに、移行が完了した頃に新型コロナウイルス感染拡大による緊急事態宣言が発令され、急にテレワークへの移行が求められることになりました。VPNで社内に接続できる環境はありましたが全社員の一斉アクセスに耐えられるものではなく、Boxへの移行が終わっていたからこそ問題なくテレワークに切り替えることができました。
Boxのおかげで、紙でやりとりしていた請求書のデジタル化も進みました。Boxのファイルリクエストリンク機能を使って、取引先にファイルアップロード用リンクを送り、直接Boxに請求書をアップロードしてもらう形です。これにより紙の請求書はほぼ無くなりました。会議資料もBoxの共有リンクを活用するようになり、ペーパーレス化を順調に進めています。
運用ルールやスタンスを踏まえた情報提供・提案
利用開始後もCSM（Customer Success Management）により、MISOLと定期的にミーティングをおこなっています。Boxの新機能などの案内も単純な紹介に終わらず、MISOLのエンジニアが実際に検証したうえでの注意点やメリットをあわせてお知らせいただけるので、利用可否をスムーズに判断できます。MISOLにはCSM専任チームがあり、当社担当のエンジニアがアサインされているため、当社がどのような点を気にしているのか深く理解し、先回りしてアドバイスしてくれているという実感があります。サポートチームとの連携も深く、導入だけでなく運用・活用フェーズまで一貫して支援を受けることのできる代理店選びがBoxの導入にあたっては重要だと感じています。
MISOLはとにかく対応のスピードが早く、柔軟に対応してもらえるので、業務スピードを損ねることなく運用できています。今後はMISOLの継続的なサポートのもと、他システムとの連携などさらに業務効率化や生産性向上に繋がる活用法を模索したいと考えています。
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